Comment ça marche?

Le système de tiers-payeur

Pour plus de transparence et pour assurer la qualité de l'audit, la Wallonie a adopté le système de tiers-payeur :

la société bénéficiaire paye sa quote-part à l'administration
l'administration attribuera la subvention et la quote-part au prestataire (le bureau d'étude de l'auditeur) qu'après s'être assurée de la qualité de l'audit ou de l'étude réalisée

Retrouvez les différentes étapes qui compose la demande de chèque dans le schéma ci-dessous.

Attention, la première fois qu'une entreprise veut bénéficier d'un chèque énergie, elle doit d'abord être crée sur la plateforme pour apparaître sur la plateforme

Comment créer l'entreprise bénéficiaire sur la plateforme?

N'hésitez pas à consultez notre guide pratique  pour effectuer pas à pas chaque étape qui vous mènera aux subventions.

Attention, il y a deux chemins possibles :

SOIT l'entreprise bénéficiaire commence les démarches sur la plateforme:

1. Enregistrement du représentant légal de l'entreprise bénéficiaire, en tant que personne physique sur la plateforme à l'aide de sa carte d'identité ou d'un accès ITSME, s'il ne l'a encore jamais fait par le passé. Un employé de l'entreprise bénéficiaire peut lui aussi être mandaté pour pouvoir lui-même prendre des décisions qui engagent l'entreprise sur la plateforme en tant que contact d'autorité (demande de chèques, validation du rapport de l'auditeur, etc. ) Dans ce cas, il devra lui aussi s'inscrire sur la plateforme. Le mandat  ne sera pas exigé par l'administration mais aura pour but de protéger l'employé en interne.  Les différentes personnes susceptibles d'intervenir pour la société doivent être enregistrée sur la plateforme tout comme le représentant légal. Si le contact est de nationalité étrangère, il faudra passer par la  procédure alternative proposée ci-dessous.
2. Envoi à la société prestataire, c'est-a-dire au bureau d'études choisi pour réaliser l'audit,  de la liste des contacts de l'entreprise bénéficiaire, leur rôle et leur adresse mail liée à l'entreprise bénéficiaire.  Vous retrouvez la description et les "pouvoir" accordés aux différents rôles à la  page 15 du guide pratique.
3. Création de l'entreprise bénéficiaire par la société prestataire

Via la plateforme réservée aux auditeurs et à l'administration.

• Si l'entreprise est une PME > la lier à la plateforme chèques-entreprise
• Si l'entreprise est une GE > la lier à la  plateforme chèques-énergie

SOIT l'entreprise prestataire commence les démarches sur la plateforme:

1. Création de l'entreprise bénéficiaire par la société prestataire si elle dispose
   • du N° TVA de l’entreprise et  du N° de l’unité d’établissement du site
   • du compte IBAN de l’entreprise bénéficiaire
     • Des emails, téléphone et nationalité du représentant légal et des différents contacts de l'entreprise bénéficiaire et de leur rôle (cfr page 15 du guide pratique). Les contacts de nationalité étrangère peuvent être encodé ici par le prestataire.
       Attention :
     • Si l'entreprise est une PME > la lier à la plateforme chèques-entreprise
     • Si l'entreprise est une GE > la lier à la  plateforme chèques-énergie
2. Envoi automatique d'un e-mail invitant les contacts de l'entreprise bénéficiaire à s'identifier sur la plateforme à l'aide de leur carte d'identité ou ITSME
3. Identification des contacts de l'entreprise bénéficiaires sur la plateforme

Pour les entreprises membre d'une Communauté Carbone

Pour pouvoir bénéficier des chèques liés aux Conventions Carbone, envoi par l'entreprise prestataire d'un Ticket de support reprenant les informations suivantes:

• Intitulé de la demande : CNRJ – demande activation CC
• Le N° BCE de l’entreprise (N° de TVA)
• Unité d’établissement des sites en convention carbone (N°UE + adresse)

Pour plus d'efficacité pour tout le monde, le prestataire pour créer un ticket de support reprenant l'ensemble de ses bénéficiaires qui doivent être taggés Convention Carbone

Introduction de la demande de chèque :

La première demande de chèque est introduite par le prestataire. Pour les demandes suivantes, le contact d'autorité du bénéficiaire pourra lui-même introduire la demande via la plateforme.

 

Attention, l’étape récapitulative de cet encodage du chèque est cruciale, assurez-vous que toutes les informations sont correctes car elles seront reprises dans la convention et la demande de chèques générées par la plateforme, que l'auditeur devra faire signer par le bénéficiaire et recharger sur la plateforme avec le devis et autres documents justificatifs pour pouvoir soumettre la demande.

 

1. Une convention entre le prestataire de services et le bénéficiaire générée automatiquement par la plateforme qui doit être signée par les deux parties
2. Le cas échéant, un document attestant que le bénéficiaire répond bien aux critères d'une PME.
   • Soit un passeport entreprise (procédure d'obtention ici) ;
   • Soit compléter et soumettre le formulaire téléchargeable lors de la demande de subvention accompagnés d'une déclaration sur l'honneur sur son statut de PME. Il est demander de se référer au Guide de l’utilisateur pour la définition des PME et à votre comptable pour compléter ce document ;
3. Le cas échéant, d'une attestation de minimis dont le modèle est fourni sur la plateforme digitale, complétée et validée par le bénéficiaire
4. Une demande de chèque, préalablement générée par la plateforme digitale sur base des informations encodées par le prestataire de services, que le bénéficiaire signe ;
5. La copie de l'offre du prestataire de services, validée par le bénéficiaire. Cette offre doit comporter suffisamment d'informations factuelles pour permettre de justifier le montant de la prestation et l'adéquation de la demande avec la subvention demandée ;
6. Le cas échéant, la preuve démontrant que les études et audits préalables obligatoires selon l'article 41 ode l'Arrêté AMUREBA ont bien été réalisés.